Generalidades

Esta política se define gracias a la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información. Por tal motivo Industrias Donsson SAS, tiene en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal. Se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad. Esto implica atención a consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje Industrias Donsson SAS.

Teniendo en cuenta los derechos de Habeas Data que tiene cada persona, Industrias Donsson SAS dentro del deber legal y corporativo de proteger el derecho a la privacidad de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados, así como facultad de conocer, actualizar y solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos. La presente política de manejo de la información de carácter personal se ha diseñado en base la recolección de datos en los diferentes medios comerciales como lo son el sitio web, correo electrónico, información física, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o cualquier otro que se desarrolle en el futuro. La presente se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones

Objetivo General

El objetivo general de esta política es dar claridad y garantizar el manejo de la información sensible para las personal naturales que hagan parte de nuestro sistema de información. Definir la finalidad y la custodia de los datos es una prioridad para Industrias Donsson SAS, lo cual nos permite velar por cumplir el derecho al Habeas Data.

Derechos que tienen todos los titulares de los datos personales.

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual Industrias Donsson SAS sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:

1. Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.
2. Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada.
3. Derecho a ser informado previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía.
5. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.

Casos en los cuales Industrias Donsson SAS no requiere autorización para el manejo de los datos que tenga en su poder.

1. Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
3. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
4. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

A que terceros puede entregar la información Industrias Donsson SAS sin necesidad de autorización de los titulares de los datos.

1. A titulares de los datos o representantes debidamente justificados, a través de correo electrónico cuando lo soliciten a Industrias Donsson SAS.
2. A entidades judiciales o administrativas que realicen algún procedimiento justificado.

Deberes de Industrias Donsson SAS.

Industrias Donsson SAS reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. Por tal motivo, solo se usaran estos datos para las finalidades establecidas e informadas. Para esto, Industrias Donsson SAS en su calidad de responsable del tratamiento se compromete en:

1. La compañía deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.

2. La compañía deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello, la compañía deberá diseñar la estrategia a través de la cual en la solicitud de datos que se realice, se informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se haga con la información.

 3. La compañía debe informar la identificación, dirección electrónica y teléfono del área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento. Dicha información estará disponible en la página web de la empresa y en los puntos de venta.

4. La compañía, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición. Todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.

 5. La compañía deberá conservar los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

Finalidad de la captura, almacenamiento y uso de datos personales

Industrias Donsson SAS recopila y utiliza información constantemente con el fin de cumplir su objeto social. Las siguientes son las finalidades para el uso de la información:

• Administrativos, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
• Comerciales, más específicamente para campañas de promoción, marketing, facturación, pagos y publicidad.

Con la información obtenida se realizaran las siguientes acciones:

• Obtener, almacenar compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir datos de las personas que autoricen en los formatos que para cada caso se estime conveniente.
• Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
• Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
• Extender la información de bases de datos a empresas con las que se maneja un contrato de confidencialidad para el almacenamiento y manejo de las mismas. Todo esto en marco de los términos de ley y con respectivas autorizaciones.
• Transferir información a los diferentes puntos de venta de Industrias Donsson SAS, aliados estratégicos como lo son bancos o entidades encargadas para el pago de parafiscales.
• La vigencia de las bases de datos estará ligada a la finalidad de la misma.

Autorización

Para cumplir con los objetivos mencionados, Industrias Donsson SAS deberá solicitar de manera libre, previa, expresa e informada la autorización por parte de los titulares de los datos. Para esto se aplicará mecanismos que garanticen la verificación de la autorización. Esta podrá ser electrónica o física o en cualquier formato que permita una posterior consulta. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

● Quien es el responsable o encargado de recopilar la información

 ● Finalidades del tratamiento y lugar donde se podrá consultar esta política.

 ● Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos

Procedimiento para consultas y modificaciones de los titulares de los datos

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.

Toda solicitud, petición, queja o reclamo que sea presentada a Industrias Donsson SAS por parte de titulares o terceros autorizados respecto al manejo y tratamiento dado será resuelta al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes normas:

1. La petición o reclamo se hará de forma escrita dirigida a Industrias Donsson SAS, con la identificación del titular, correo electrónico o celular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y si fuera el caso documentos de soporte sobre el hecho. En caso de que el escrito resulte incompleto, la compañía solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.

2. El solicitante recibirá una respuesta por parte de Industrias Donsson SAS dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud.

Consultas.

La Política de manejo de la información personal y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen, podrán ser consultados a través de la página de la empresa www.donsson.com

Cualquier consulta que tenga el titular sobre la información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación al uso y manejo de la información podrá enviar un correo a sistemas@donsson.com o en cualquier punto de venta que tenga la empresa.

La empresa se compromete que  máximo dispondrá 15 días hábiles para analizar y dar una respuesta a su caso.

RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:

Industrias Donsson SAS es el responsable del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:

• Razón social: Industrias Donsson SAS
• NIT: 800092967-2
• Domicilio principal: KM 1.5 Vía Siberia Cota, Conjunto Potrero Chico Bogotá, Cundinamarca.
• El responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos es el área de sistemas a través del correo electrónico sistemas@donsson.com. Teléfono 3701082.

Autoriza:   Simón Betancourt  ( Gerente Administrativo)